Introducción
Durante el proceso de cierre contable es habitual que el departamento financiero necesite seguir realizando ajustes sobre el período que está finalizando, mientras el resto de usuarios ya debe empezar a contabilizar en el nuevo período.
Si únicamente dejamos un período abierto, los usuarios encargados del cierre no podrán registrar los últimos ajustes. Por el contrario, si mantenemos abiertos ambos períodos sin ningún tipo de control, cualquier usuario podría contabilizar en el período anterior, comprometiendo la integridad del cierre.
Para solucionar este escenario, SAP permite mantener dos períodos abiertos de forma simultánea utilizando la transacción OB52, limitando uno de ellos mediante autorizaciones específicas.
En este artículo veremos cómo configurar esta funcionalidad y qué aspectos conviene revisar para evitar errores.
¿Cómo funciona la apertura de períodos en SAP?
La apertura y cierre de períodos contables en SAP FI se gestiona mediante la transacción OB52.
En esta transacción no se configuran directamente las sociedades financieras, sino una variante de período. Posteriormente, dicha variante se asigna a una o varias sociedades FI.
Esto significa que cualquier modificación realizada sobre una variante afectará automáticamente a todas las sociedades que la utilicen.
Transacción OB52:
Configuración de dos períodos abiertos
SAP permite definir dos intervalos de períodos abiertos.
El primero puede utilizarse para el período que todavía se encuentra en proceso de cierre y el segundo para el período actual donde el resto de usuarios continuará registrando operaciones normalmente.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil durante los cierres mensuales, ya que evita tener que abrir y cerrar continuamente períodos mientras se realizan los últimos ajustes contables.
¿Qué función tiene el Grupo de Autorizaciones?
Uno de los campos más importantes de la configuración es el Grupo de Autorizaciones (GrA).
Este campo permite indicar qué usuarios podrán contabilizar en el período restringido.
Cuando se informa un valor en este campo, únicamente los usuarios que dispongan del objeto de autorización F_BKPF_BUP con ese mismo valor podrán registrar documentos en dicho período.
Si el campo permanece vacío, ambos períodos estarán abiertos para todos los usuarios.
Esta es precisamente la característica que permite separar las tareas de cierre del trabajo diario del resto del departamento financiero.
Configuración de las autorizaciones
Una vez configurado el grupo de autorizaciones en OB52, será necesario modificar el rol correspondiente mediante la transacción PFCG.
Dentro del rol deberá incluirse el objeto de autorización F_BKPF_BUP, asignándole exactamente el mismo valor definido en el campo GrA.
Grupo autorizaciones en OB52:
Grupo autorizaciones configurado en el rol en PFCG:
Es importante revisar también que los usuarios restringidos no dispongan de autorizaciones demasiado amplias, como por ejemplo el valor «*», ya que este tipo de autorizaciones permitirían contabilizar en cualquier período abierto, anulando el control que acabamos de configurar.
Ejemplo práctico
Supongamos el siguiente escenario:
- El período 05 continúa abierto porque el departamento financiero está realizando los últimos ajustes del cierre.
- El período 06 ya se encuentra abierto para comenzar la operativa del nuevo mes.
La configuración permitiría el siguiente comportamiento:
| Usuario | Período 05 | Período 06 |
|---|---|---|
| Usuario Contable | ❌ No | ✅ Sí |
| Responsable del cierre | ✅ Sí | ✅ Sí |
De esta forma se evita que usuarios sin autorización modifiquen información correspondiente al período que todavía está siendo revisado.
Verificación del funcionamiento
Una vez finalizada la configuración conviene realizar una prueba utilizando dos usuarios distintos:
Usuario estándar
Intentará contabilizar un documento en el período restringido y SAP devolverá un mensaje indicando que dicho período no está disponible.
Usuario autorizado
Podrá contabilizar tanto en el período restringido como en el período actual sin ninguna incidencia.
Realizar esta comprobación permite confirmar que tanto la configuración de OB52 como las autorizaciones del rol funcionan correctamente.
Bloqueo de períodos en Controlling (CO)
Además del control disponible en FI, SAP también permite gestionar el bloqueo de períodos para Controlling mediante la transacción OKP1.
Desde esta transacción es posible bloquear períodos concretos para determinadas actividades dentro de una sociedad CO, evitando modificaciones una vez finalizados los procesos de cierre.
Aunque ambos controles son independientes, es recomendable revisar su configuración cuando la empresa utiliza de forma intensiva los procesos de Controlling.
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muy buen documento muy ilustrativo